Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026

1. Verantwortliche Stelle

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Website, zur Kommunikation mit Interessenten und Kunden, zur Durchführung von Buchungen und Dienstleistungen, zur Zahlungsabwicklung, zum Support sowie zur Bereitstellung und Verwaltung der Kallex App erforderlich ist.

Je nach Zweck erfolgt die Verarbeitung insbesondere zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO oder auf Grundlage berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3. Website-Hosting über Cloudflare und E-Mail über STRATO

Unsere Website wird über Cloudflare Pages bereitgestellt. Beim Aufruf der Website können technisch erforderliche Verbindungs- und Zugriffsdaten verarbeitet werden, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene Inhalte sowie Sicherheits- und Protokolldaten. Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren und zuverlässigen Bereitstellung unseres Online-Angebots auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Unsere geschäftliche E-Mail-Kommunikation wird über STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, Deutschland, bereitgestellt. Beim Versand oder Empfang von E-Mails werden die für die Kommunikation erforderlichen Absender-, Empfänger-, Verbindungs- und Inhaltsdaten verarbeitet.

4. Kontaktaufnahme und E-Mail-Kommunikation

Wenn Sie uns per E-Mail, Discord oder auf anderem Wege kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Hierzu können insbesondere Name bzw. Benutzername, E-Mail-Adresse, Discord-Benutzer-ID, der Inhalt der Nachricht und weitere freiwillig übermittelte Angaben gehören.

5. Discord und Kallex Discord-Bot

Ein wesentlicher Teil unserer Buchungs-, Termin-, Support- und Dienstleistungsabwicklung findet über Discord statt. Im Rahmen unseres Discord-Bots können insbesondere Discord-Benutzername und Benutzer-ID, Sprache, Verifizierungsstatus, Buchungs- und Termindaten, gebuchte Leistung, Zusatzleistungen, Ticketinhalte, Supportinformationen und Bearbeitungsstatus gespeichert und verarbeitet werden.

6. Buchungs- und Terminverwaltung

Bei einer Buchung verarbeiten wir die für die Durchführung der gewünschten Leistung erforderlichen Daten. Hierzu können insbesondere Discord-Benutzer-ID, E-Mail-Adresse, gebuchte Dienstleistung, Termin, Gesamtpreis, Zusatzleistungen, relevante Angaben zum verwendeten PC, Buchungsnummer, Zahlungsstatus und Bearbeitungsstatus gehören.

Außerdem können rechtlich relevante Erklärungen dokumentiert werden, insbesondere der Zeitpunkt des ausdrücklichen Verlangens nach vorzeitigem Leistungsbeginn sowie die Bestätigung der Kenntnis vom Erlöschen des Widerrufsrechts bei Abschluss der Dienstleistung unter den gesetzlichen Voraussetzungen.

7. Zahlungsabwicklung über PayPal

Für die Zahlungsabwicklung nutzen wir PayPal. Im Rahmen einer Zahlung können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Zahlungsbetrag, Währung, Bestell- und Transaktionsnummern sowie der Zahlungsstatus verarbeitet werden. Wir erhalten grundsätzlich keine vollständigen Bank- oder Kreditkartendaten des Kunden.

8. Cloudflare, Schnittstellen und Lizenzdatenbank

Für die technische Bereitstellung und Absicherung bestimmter Kallex-Dienste nutzen wir Cloudflare. Dabei können technische Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Routing- und Anfragedaten sowie Sicherheits- und Protokollinformationen verarbeitet werden.

9. Kallex App und Hardwarebindung

Zur Bereitstellung und Verwaltung der Kallex App kann eine Lizenz einem bestimmten Kundensystem zugeordnet werden. Die für die Lizenzbindung gespeicherte Hardwarekennung wird in unserem Lizenzsystem nicht im Klartext, sondern als Hashwert gespeichert.

10. Fernwartung mit AnyDesk

Zur Durchführung unserer PC-Optimierungsdienstleistungen nutzen wir AnyDesk. Der Fernzugriff erfolgt im Rahmen der vereinbarten Dienstleistung und mit Freigabe des Kunden. Dabei können Sitzungs- und Verbindungsinformationen, IP- und Netzwerkdaten sowie technisch bedingt auf dem Bildschirm angezeigte Inhalte verarbeitet werden.

11. Buchungsbestätigungen und Service-E-Mails

Nach einer erfolgreichen Buchung können wir die hinterlegte E-Mail-Adresse verwenden, um Buchungsbestätigungen sowie Informationen zu Terminänderungen, Stornierungen oder zur Durchführung der gebuchten Leistung zu versenden. Der Versand erfolgt über unser bei STRATO betriebenes E-Mail-Konto.

12. Cookies, Tracking und Analyse

Wir verwenden derzeit keine eigenen Dienste wie Google Analytics, Meta Pixel, Matomo oder vergleichbare Marketing- oder Profiling-Werkzeuge.

13. Speicherdauer

• Discord-Tickets und Supportinhalte: in der Regel 30 Tage nach Abschluss, soweit kein offener Support-, Streit- oder Nachweisfall besteht.
• Abgebrochene oder unbezahlte Buchungen: in der Regel 30 Tage.
• Technische Bot-Logs: grundsätzlich 90 Tage.
• Operative Buchungsdaten: grundsätzlich 12 Monate nach Abschluss der Leistung.
• Aufbewahrungspflichtige Vertrags-, Buchungs- und Zahlungsnachweise: soweit gesetzlich erforderlich bis zu 8 Jahre.
• Geschäftliche Korrespondenz: soweit gesetzlich erforderlich bis zu 6 Jahre.
• Lizenzdaten: grundsätzlich bis zum endgültigen Ende der Lizenz und anschließend noch 12 Monate, soweit kein anderer Aufbewahrungsgrund besteht.
• Hardware-Hashwerte: nur solange sie für die jeweilige Lizenzbindung erforderlich sind; anschließend werden sie gelöscht oder die personenbezogene Zuordnung entfernt.

14. Empfänger personenbezogener Daten

Soweit erforderlich, können Daten insbesondere durch STRATO, Discord, PayPal, Cloudflare und AnyDesk verarbeitet werden.

15. Datenübermittlungen außerhalb des EWR

Bei einzelnen international tätigen Anbietern kann es zu einer Verarbeitung außerhalb der EU bzw. des EWR kommen. Soweit erforderlich, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage der hierfür vorgesehenen datenschutzrechtlichen Garantien.

16. Ihre Rechte

Im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen bestehen insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Datenschutzanfragen können an info@kallexpc.de gerichtet werden.

17. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für den Unternehmenssitz in Niedersachsen kommt insbesondere der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, in Betracht.

18. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich unsere Dienste, Anbieter, technischen Abläufe oder rechtlichen Anforderungen ändern.